직원 첫 채용 시 사장님이 꼭 해야 할 5가지 (2026년 기준)
"직원 한 명 뽑으면 되는 거지, 뭐가 그렇게 복잡해?"
저도 처음엔 그렇게 생각했을 거예요. 근데 막상 채용하려고 보면 근로계약서는 어떻게 쓰는지, 4대보험은 언제까지 신고해야 하는지, 매달 세금은 어떻게 떼는지 하나하나 막히는 게 한두 가지가 아니거든요. 특히 근로계약서 미작성은 벌금 500만원이고, 4대보험 신고를 깜빡하면 과태료에 소급 보험료까지 나옵니다.
이 글에서 직원 첫 채용 때 사장님이 꼭 해야 할 5가지를 순서대로 정리해 드릴게요. 한 번 읽어두면 고용노동부에서 연락 올 일은 없을 겁니다.
목차
1. 근로계약서 작성 및 교부
가장 먼저 해야 할 일이에요. 직원이 출근하는 첫날까지 근로계약서를 작성하고, 사본 1부를 직원에게 줘야 합니다. "나중에 쓰지 뭐" 하다가 잊어버리면 근로기준법 제17조 위반으로 벌금 최대 500만원입니다.
근로계약서 필수 기재사항
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 임금 | 월급/시급 금액, 지급일, 지급 방법 |
| 근로시간 | 시작·종료 시각, 휴게시간 |
| 휴일 | 주휴일 및 공휴일 처리 방식 |
| 연차유급휴가 | 1년 미만 시 월 1일, 1년 이상 시 15일 |
| 근무 장소·업무 | 실제 일하는 곳과 담당 업무 |
고용노동부에서 표준근로계약서 양식을 무료로 제공하고 있어요. 고용노동부 홈페이지에서 다운로드하면 됩니다. 양식 그대로 빈칸만 채우면 되니까 어렵지 않아요.
근로계약서 작성법이 궁금하다면 2026년 최저임금 기준 근로계약서 작성법에서 필수 기재사항부터 주휴수당 계산까지 자세히 다뤘으니 참고하세요.
⚠ 주의
기간제·단시간 근로자(아르바이트 포함)는 근로계약서 미교부 시 과태료 500만원이 별도로 적용됩니다. 정직원뿐 아니라 파트타임도 반드시 작성하세요.
2. 4대보험 취득 신고
직원이 입사하면 14일 이내에 4대보험 취득 신고를 해야 합니다. 여기서 중요한 건, 처음 직원을 뽑는 사업장이라면 사업장 성립 신고도 함께 해야 한다는 거예요. 국민연금·건강보험은 각 공단에, 고용·산재보험은 근로복지공단에 신고합니다.
다행히 4대사회보험 정보연계센터(4insure.or.kr)에서 한 번에 처리할 수 있어요. 사업장 성립 신고와 직원 취득 신고를 동시에 진행하면 됩니다.
2026년 4대보험 요율 (사업주 부담분)
| 보험 | 총 요율 | 사업주 | 근로자 |
|---|---|---|---|
| 국민연금 | 9.5% | 4.75% | 4.75% |
| 건강보험 | 7.19% | 3.595% | 3.595% |
| 장기요양보험 | 건보료의 12.95% | 50% | 50% |
| 고용보험 | 1.8% | 0.9%+α | 0.9% |
| 산재보험 | 업종별 상이 | 전액 부담 | 0% |
2026년부터 국민연금 요율이 9%에서 9.5%로, 건강보험이 7.09%에서 7.19%로 올랐어요. 사업주 입장에서 인건비 부담이 조금 더 늘어난 셈이죠. 고용보험의 경우 사업주는 기본 0.9%에 더해 사업 규모에 따라 고용안정·직업능력개발 부담금(150인 미만: 0.25%)을 추가로 냅니다.
💡 Tip
처음 직원을 고용하면 대표자 본인도 4대보험에 가입해야 합니다. 개인사업자 대표는 직원 취득 신고와 함께 본인의 건강보험·국민연금 사업장 가입자 전환을 잊지 마세요.
4대보험 가입 기준, 요율 계산, 보험료 절감 방법까지 더 자세히 알고 싶다면 소상공인 4대보험 완벽 가이드를 참고하세요.
3. 급여 체계 수립 + 원천세 신고
직원한테 월급을 주면 그냥 통장으로 보내면 끝일까요? 아니에요. 사업주는 원천징수 의무자가 되기 때문에, 직원 급여에서 소득세와 지방소득세를 미리 떼서 세무서에 납부해야 합니다.
급여 설정 시 확인사항
- 2026년 최저임금: 시급 10,320원 (전년 대비 2.9% 인상)
- 주 40시간 기준 월급: 2,156,880원 (주휴수당 포함)
- 수습 감액: 3개월 이내 수습 시 최저임금의 90%(시급 9,288원) 가능. 단, 1년 미만 계약직이나 단순노무직은 감액 불가
- 급여 지급일: 매월 정해진 날짜에 지급 (근로계약서에 명시)
원천세 신고 일정
원칙적으로 월급을 지급한 달의 다음 달 10일까지 원천세를 신고·납부해야 해요. 예를 들어 3월에 지급한 급여의 원천세는 4월 10일까지입니다.
그런데 상시근로자 20인 이하 사업장이라면 세무서에 신청해서 반기별 납부로 바꿀 수 있어요. 1~6월분은 7월 10일까지, 7~12월분은 다음 해 1월 10일까지 한 번에 신고하면 됩니다. 소규모 사장님한테는 이게 훨씬 편하죠.
급여를 체계적으로 관리하려면 사업용 통장을 분리해두는 게 좋아요. 사업용 통장·카드 분리 방법 가이드에서 자세한 내용을 확인할 수 있습니다.
⚠ 주의
원천세를 기한 내에 신고하지 않으면 원천징수 불성실 가산세(미납세액의 3~10%)가 붙습니다. 달력에 신고일을 미리 표시해두세요.
4. 법정 의무교육 이수
"직원 1명인데 교육까지 해야 해요?" 네, 해야 합니다. 직원이 1명이라도 있으면 사업주에게 법정 의무교육 의무가 생겨요. 안 하면 과태료 나옵니다.
직원 1인 이상 사업장 필수 교육
| 교육 | 주기 | 미이수 시 과태료 |
|---|---|---|
| 직장 내 성희롱 예방교육 | 연 1회 | 최대 500만원 |
| 개인정보보호 교육 | 연 1회 | 최대 5억원 (법인) |
| 직장 내 장애인 인식개선 교육 | 연 1회 | 최대 300만원 |
| 산업안전보건교육 | 분기 1회 | 최대 500만원 |
10인 미만 사업장이면 성희롱 예방교육은 교육자료를 게시하거나 배포하는 것으로 대체할 수 있어요. 산업안전보건교육도 5인 미만 사업장은 일부 면제되는 업종이 있으니 확인해보세요.
가장 간편한 방법은 고용노동부 산하 무료 온라인 교육을 활용하는 거예요. 소상공인진흥공단(sbiz.or.kr)이나 고용노동부 교육원(keli.kr)에서 무료로 수강할 수 있습니다.
5. 퇴직급여 제도 설정
직원이 1년 이상 근무하면 퇴직급여를 지급해야 합니다. 이건 사업장 규모에 상관없이 직원 1명이라도 해당돼요. 근로자퇴직급여보장법에 따라 계속근로기간 1년에 대해 30일분 이상의 평균임금을 퇴직금으로 지급해야 하죠.
퇴직급여 제도 종류
| 구분 | 퇴직금 제도 | 퇴직연금(DC형) |
|---|---|---|
| 적립 방식 | 회사가 퇴직 시 일시금 지급 | 매년 연봉의 1/12을 금융기관에 납입 |
| 사업주 부담 | 퇴직 시 한꺼번에 지급 | 매년 분산 납입 |
| 추천 대상 | 직원 수 적은 소규모 사업장 | 자금 흐름을 예측하고 싶은 사업장 |
소규모 사업장이라면 당장은 퇴직금 제도가 간편합니다. 다만 직원이 갑자기 퇴사할 때 목돈이 나가야 하니까, 별도 계좌에 매달 조금씩 적립해두는 게 현명해요. 월급이 200만원이라면 매달 약 17만원(200만원 ÷ 12)씩 따로 모아두면 됩니다.
💡 Tip
퇴직급여를 미지급하면 3년 이하 징역 또는 3천만원 이하 벌금입니다. "나중에 주면 되지"가 아니라, 퇴직일로부터 14일 이내에 지급해야 합니다.
월급 200만원 직원 고용 시 실제 비용 시뮬레이션
"직원한테 월 200만원 주면 실제로 얼마나 들까?" 이게 사장님들이 가장 궁금해하는 부분이죠. 2026년 4대보험 요율 기준으로 계산해 볼게요.
| 항목 | 사업주 부담액 (월) |
|---|---|
| 직원 월급 | 2,000,000원 |
| 국민연금 (4.75%) | 95,000원 |
| 건강보험 (3.595%) | 71,900원 |
| 장기요양보험 (건보료의 12.95%) | 약 9,310원 |
| 고용보험 (0.9% + 0.25%) | 23,000원 |
| 산재보험 (사무직 약 0.7%) | 약 14,000원 |
| 퇴직금 적립분 (1/12) | 약 166,667원 |
| 사업주 실제 총 비용 | 약 2,379,877원 |
월급 200만원 직원 1명을 고용하면 사업주가 실제로 부담하는 금액은 약 238만원이에요. 월급의 약 19%가 추가로 드는 셈입니다. 여기에 법정 의무교육 비용(무료 과정 활용 시 0원)은 포함하지 않았어요.
자주 놓치는 실수 3가지
실수 1: "수습이니까 최저임금 안 줘도 되지?"
수습 기간에 최저임금의 90%까지 감액할 수 있는 건 맞지만, 1년 이상 근로계약을 체결한 경우에만 해당돼요. 6개월 계약직 아르바이트를 뽑으면서 수습이라고 깎으면 최저임금법 위반입니다.
실수 2: "직원이 나 혼자니까 주휴수당은 없겠지?"
사업장 규모와 상관없이, 주 15시간 이상 일하는 직원에게는 주휴수당을 줘야 합니다. 직원이 1명이든 100명이든 똑같아요. 주휴수당을 안 주면 임금 체불로 신고당할 수 있습니다.
실수 3: "가족이니까 4대보험 안 해도 되지?"
배우자나 직계가족이 실제로 근로를 제공하고 급여를 받으면 근로자에 해당합니다. 4대보험 가입 의무가 있어요. 다만 동거 친족으로만 구성된 사업장은 예외인 경우도 있으니, 해당되는 분은 관할 공단에 확인해보세요.
사업자등록부터 차근차근 준비하고 싶다면 사업자등록 전 반드시 확인할 10가지 체크리스트도 함께 읽어보세요.
핵심 정리: 직원 첫 채용 5가지 체크리스트
- 근로계약서 → 첫 출근일까지 작성·교부 (미작성 시 벌금 500만원)
- 4대보험 → 입사일로부터 14일 이내 취득 신고 (사업장 성립 신고도 함께)
- 원천세 → 매월 급여 지급 후 다음 달 10일까지 신고 (20인 이하 반기 납부 가능)
- 의무교육 → 성희롱 예방교육 등 연 1회 이상 실시
- 퇴직급여 → 1년 이상 근무 시 30일분 평균임금 이상 지급 의무
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 아르바이트도 4대보험 가입해야 하나요?
주 15시간 이상, 1개월 이상 근무하는 아르바이트는 4대보험 가입 대상입니다. 다만 월 60시간(주 15시간) 미만 초단시간 근로자는 고용보험과 국민연금 적용이 제외됩니다.
Q2. 4대보험 신고를 14일 넘기면 어떻게 되나요?
지연 신고 시 과태료(최대 100만원)가 부과될 수 있고, 미신고 기간의 보험료를 소급 납부해야 합니다. 건강보험의 경우 지연 가산금까지 추가되니 반드시 기한 내에 신고하세요.
Q3. 프리랜서(3.3%)로 계약하면 4대보험 안 들어도 되나요?
실질적으로 출퇴근 시간이 정해져 있고, 사업주의 지시를 받으며 일한다면 계약서 명칭과 관계없이 근로자로 판단됩니다. 프리랜서 계약이라고 해서 4대보험 의무가 면제되는 게 아니에요. 근로감독 시 위장 도급으로 적발되면 소급 보험료에 과태료까지 납부해야 합니다.
Q4. 세무사 없이 혼자 원천세 신고할 수 있나요?
네, 홈택스(hometax.go.kr)에서 직접 할 수 있어요. 직원 1~2명 규모라면 간이세액표만 참고하면 어렵지 않습니다. 다만 직원이 늘어나거나 연말정산이 복잡해지면 세무사에게 맡기는 것도 방법이에요.
Q5. 직원 채용 시 사업주가 받을 수 있는 지원금이 있나요?
고용노동부의 고용촉진장려금, 청년추가고용장려금 등을 활용할 수 있습니다. 고용24에서 사업장 조건에 맞는 지원금을 검색해보세요. 요건에 맞으면 직원 1인당 연간 수백만원을 지원받을 수 있습니다. 주요 지원금 5가지의 자격 요건과 신청 절차를 정리한 소상공인 고용지원금 종류 및 신청방법도 함께 확인해 보세요.
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